Projekt: Wdrożenie enova365 w międzynarodowej instytucji finansowej
Międzynarodowa instytucja finansowa, działająca w branży automotive finance i należąca do globalnej grupy kapitałowej, potrzebowała systemu ERP, który pozwoli na pełną integrację danych, automatyzację procesów oraz zachowanie wysokich standardów zgodności z przepisami.
Potrzeby
W sektorze finansowym, gdzie precyzja, transparentność i szybkość raportowania mają kluczowe znaczenie, wybór odpowiedniego systemu ERP stanowi decyzję strategiczną. Aby sprostać tym wymaganiom, firma zdecydowała się na wdrożenie enova365, powierzając projekt zespołowi Alt One – liderowi wśród Autoryzowanych Partnerów enova365. Naszym zadaniem było zaplanowanie i przeprowadzenie transformacji systemowej, która usprawni codzienną pracę organizacji, zapewni pełną kontrolę nad procesami finansowymi oraz umożliwi dalszy rozwój w oparciu o nowoczesną architekturę ERP.
Poniższe case study przedstawia, jak dzięki właściwej strategii wdrożeniowej, zaawansowanej integracji i automatyzacji, instytucja finansowa osiągnęła znaczącą poprawę efektywności, jakości danych oraz standaryzacji procesów.
Rozwiązanie
Alt One wdrożył kompleksowe rozwiązanie oparte na systemie ERP enova365, obejmujące:
- Konfigurację modułów enova365, w tym:
- Księga Handlowa (Księgowość),
- Księga Inwentarzowa (Środki Trwałe),
- Handel (obsługa procesów sprzedaży i zakupu),
- Migrację danych księgowych oraz handlowych do nowego systemu,
- Mechanizmy do wysyłki faktur na podstawie udzielonych zgód oraz podstawianie odpowiednich dzienników księgowych
- Integrację systemu enova365 z DEF 3000, zapewniającą spójny przepływ informacji,
- Wdrożenie procesu workflow Obiegu Dokumentu Kosztowego, wspierającego kontrolę nad kosztami i dokumentacją,
- Szkolenie użytkowników, zapewniające efektywne wykorzystanie nowego systemu przez pracowników Klienta.
Dzięki znajomości realiów branży, projekt został zrealizowany terminowo, zgodnie z wymaganiami zgodności i wysokimi standardami jakości.
Automatyzacja wysyłki faktur i integracja z księgowością
W ramach projektu wdrożyliśmy także mechanizmy automatyzujące wysyłkę faktur do klientów – zgodnie z wcześniej udzielonymi zgodami. System automatycznie rozpoznaje, czy klient wyraził zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych, i na tej podstawie podejmuje odpowiednie działania. Dodatkowo, rozwiązanie automatycznie przypisuje faktury do odpowiednich dzienników księgowych, co znacząco usprawnia pracę działu finansów i eliminuje błędy związane z ręcznym księgowaniem dokumentów.
Bezpieczeństwo przede wszystkim – wdrożenie bez dostępu do środowiska produkcyjnego
Jednym z największych wyzwań w tym projekcie były rygorystyczne wymagania bezpieczeństwa – zespół projektowy nie miał bezpośredniego dostępu do środowiska produkcyjnego Klienta. Wdrożenie musieliśmy zrealizować w całości na środowisku testowym, a następnie przygotować kompletne instrukcje i pliki instalacyjne, które umożliwiły klientowi samodzielne przeniesienie rozwiązania do środowiska produkcyjnego.
To wymagało szczególnie precyzyjnego przygotowania środowiska testowego, w którym klient mógł dokładnie zweryfikować działanie systemu oraz mieć pewność, że końcowe wdrożenie przebiegnie bez zakłóceń.
Transparentny obieg dokumentów z Alt One ODK
W ramach wdrożenia, Spółka skorzystała z rozwiązania Alt One EOD Obieg Dokumentu Kosztowego – modułu odpowiedzialnego za zarządzanie procesem akceptacji dokumentów kosztowych. Dzięki niemu zyskano pełną kontrolę nad miejscem przetwarzania dokumentów oraz możliwość śledzenia ich historii. To oznacza, że proces jest całkowicie transparentny – użytkownik zawsze wie, gdzie dokument się znajduje i jaki jest jego aktualny status.
Kluczowe usprawnienia dzięki zastosowaniu Alt One EOD Obieg Dokumentu Kosztowego:
- Automatyczne powiadomienia mailowe o dokumentach wymagających reakcji – także o opóźnionych, zwróconych i odrzuconych.
- Precyzyjne sterowanie akceptacją – zgodnie z nadanymi uprawnieniami i procedurami.
- Szybsza rejestracja dokumentów w systemie – co przyspiesza obieg informacji.
- Ścisła kontrola procesu, zmniejszająca ryzyko błędów i zwiększająca przejrzystość działań.
- Redukcja błędów przy uzupełnianiu dokumentów – większa spójność i dokładność danych.
- Eliminacja duplikowania pracy między działami – efektywniejsza organizacja.
- Automatyczny zapis księgowy dokumentów kosztowych w ERP – znaczne odciążenie księgowości.
- Zmniejszenie ryzyka zagubienia dokumentów – wszystko pod pełną kontrolą.
- Elastyczna konfiguracja procesów – szybka adaptacja do wymagań organizacji.
- Możliwość dynamicznych zmian w przepływach dokumentów – system dostosowuje się do zmieniających się warunków biznesowych.
Bezpieczeństwo i zgodność z DORA w codziennej obsłudze enova365
Po zakończeniu wdrożenia Klient zdecydował się kontynuować współpracę z Alt One w ramach serwisu enova365, koncentrując się na zgodności z przepisami oraz odporności systemu. Dla organizacji z sektora finansowego kluczowe stały się dziś nie tylko funkcje ERP, ale również rekomendacje dotyczące bezpieczeństwa, odporności i zgodności regulacyjnej. W Alt One zapewniamy serwis enova365 zgodny z wymaganiami DORA – nasza organizacja dostosowała procesy i standardy techniczne, aby zapewnić naszym klientom najwyższy poziom bezpieczeństwa, ciągłości działania i odporności na ryzyka operacyjne.
Korzyści
- Skrócenie czasu przetwarzania danych i zwiększenie ich dostępności, co pozwala na szybsze podejmowanie decyzji,
- Zwiększenie precyzji procesów księgowych i handlowych, co minimalizuje ryzyko błędów i wspiera optymalizację kosztów,
- Lepsza komunikacja między działami, dzięki integracji systemów i usprawnieniu przepływu informacji wewnątrz organizacji.
- Możliwość łatwego raportowania do zewnętrznych systemów informatycznych z modułu Księgowość
Alt One – ekspert ERP dla branży finansowej
Współpraca z międzynarodową instytucją finansową potwierdza nasze doświadczenie w obsłudze klientów z sektora finansowego. Rozumiemy, jak ważna jest precyzja, bezpieczeństwo, zgodność z przepisami i elastyczność i właśnie takie wdrożenia realizujemy.
Jeśli reprezentujesz firmę z branży finansowej i rozważasz transformację cyfrową – porozmawiajmy. Alt One to partner, który zna Twoje wyzwania.
