Czy system ERP można dostosować do potrzeb firmy?
ERP dopasowany do firmy czy firma dopasowana do ERP? To nie powinien być wybór między pełną customizacją a pracą wyłącznie na standardzie. Dobre wdrożenie ERP wykorzystuje standard systemu tam, gdzie przynosi on korzyści, a jednocześnie pozwala zachować i rozwijać procesy, które wynikają z unikalnego know-how firmy.
Wdrożenie systemu ERP często jest momentem, w którym firma po raz pierwszy tak dokładnie przygląda się swoim procesom. Pojawia się wtedy naturalne pytanie: czy to system powinien zostać dopasowany do naszego sposobu działania, czy może to my powinniśmy zmienić procesy pod możliwości ERP?
Odpowiedź nie jest jednoznaczna. Bo nie każdy proces, który firma realizuje od lat, jest jej przewagą. Ale nie każdy proces odbiegający od standardu jest też „problemem”, który należy usunąć. Najważniejsze jest rozpoznanie, co w sposobie działania firmy jest tylko przyzwyczajeniem, a co stanowi jej realne know-how.
Standard ERP ma znaczenie. Ale nie powinien być celem samym w sobie
Standardowe funkcjonalności systemu ERP mają wiele zalet. Ułatwiają wdrożenie, ograniczają liczbę indywidualnych modyfikacji, upraszczają utrzymanie systemu i mogą ułatwić jego aktualizowanie. Dlatego w wielu obszarach nie ma sensu budować rozwiązania od podstaw, jeśli system już dobrze obsługuje dany proces.
Dotyczy to szczególnie procesów, które:
- wynikają z przepisów,
- są podobne w większości firm,
- nie stanowią elementu przewagi konkurencyjnej,
- można uprościć bez negatywnego wpływu na biznes.
Przykład? Jeżeli standardowa funkcjonalność pozwala sprawnie obsłużyć określony proces księgowy czy kadrowy, tworzenie jego indywidualnej wersji tylko dlatego, że firma przez lata robiła to inaczej, niekoniecznie ma sens. Wdrożenie ERP może być dobrą okazją do uporządkowania i uproszczenia pracy. Problem zaczyna się wtedy, gdy zasada „korzystamy ze standardu” przestaje być narzędziem, a staje się nadrzędnym celem wdrożenia.
Nie każda niestandardowa funkcja jest zbędną modyfikacją
Firma może posiadać proces, którego nie znajdziemy w standardowej konfiguracji ERP. Nie oznacza to jeszcze, że należy z niego zrezygnować.
Być może jest to:
- sposób obsługi kluczowych klientów,
- autorski model kalkulacji,
- specyficzny proces ofertowania,
- sposób planowania produkcji,
- rozwiązanie usprawniające pracę handlowców,
- automatyzacja ograniczająca liczbę błędów,
- integracja z własną aplikacją,
- rozwiązanie wynikające ze specyfiki branży.
W takich przypadkach warto zadać pytanie:
Czy chcemy zmienić ten proces dlatego, że rzeczywiście jest nieefektywny, czy tylko dlatego, że ERP nie obsługuje go standardowo? To bardzo ważne rozróżnienie. Niestandardowe nie zawsze oznacza niepotrzebne. Czasami właśnie niestandardowy sposób działania jest elementem przewagi firmy.
ERP dopasowany do firmy – ale nie za wszelką cenę
To nie oznacza, że dobrym wdrożeniem jest takie, w którym każda potrzeba klienta kończy się programowaniem. Wręcz przeciwnie. Dobre wdrożenie powinno najpierw szukać najprostszego rozwiązania. Dlatego przy każdym wymaganiu warto przejść przez kilka poziomów:
- Czy wystarczy standard?
Jeżeli tak – korzystamy ze standardowej funkcjonalności.
- Czy wystarczy konfiguracja?
Czasami system już potrafi obsłużyć dany proces, tylko trzeba odpowiednio skonfigurować jego działanie.
- Czy można wykorzystać automatyzację?
Powtarzalne czynności często można ograniczyć dzięki automatyzacji procesów i odpowiednio zaprojektowanym obiegom.
- Czy potrzebna jest integracja?
Nie wszystko musi znajdować się bezpośrednio w ERP. Czasami lepszym rozwiązaniem jest połączenie systemu z aplikacją, która już dobrze realizuje konkretną funkcję.
enova365 posiada mechanizmy integracyjne, w tym WebAPI, które umożliwia komunikację systemu z zewnętrznymi aplikacjami.
- Czy potrzebne jest rozwiązanie dedykowane?
Dopiero wtedy, gdy wcześniejsze możliwości nie odpowiadają rzeczywistej potrzebie biznesowej, warto rozważyć indywidualne rozszerzenie.
To podejście pozwala zachować zalety standardu, a jednocześnie nie rezygnować z rozwiązań, które są ważne dla firmy.
Co warto dostosować, a czego lepiej nie ruszać?
To jedno z najważniejszych pytań podczas wdrożenia ERP. Dobrym punktem wyjścia jest podział procesów na trzy grupy.
Standard -zostawiamy standard
Proces jest powszechny, nie daje firmie szczególnej przewagi i system obsługuje go dobrze.
Nie ma potrzeby go komplikować.
Konfiguracja i automatyzacja – usprawniamy
Proces jest specyficzny, ale można go obsłużyć za pomocą konfiguracji, workflow lub automatyzacji. Nie trzeba od razu tworzyć dedykowanego rozwiązania.
Know-how – chronimy i rozwijamy
Proces jest istotny dla modelu biznesowego, obsługi klienta, efektywności lub przewagi firmy.
Tutaj warto zastanowić się nad indywidualnym rozwiązaniem, integracją albo rozszerzeniem systemu.
A co z integracjami z innymi systemami?
To szczególnie ważny element całej układanki. Firma może korzystać z wielu narzędzi, które powstały niezależnie od ERP:
- sklepu internetowego,
- systemu obsługi magazynu,
- platformy B2B,
- aplikacji dla handlowców,
- systemu produkcyjnego,
- narzędzi analitycznych,
- własnych aplikacji,
- rozwiązań partnerów biznesowych.
Nie zawsze warto zastępować je funkcjami ERP. Czasami bardziej efektywne jest połączenie ich z systemem i uporządkowanie przepływu danych. Dzięki temu ERP może pełnić rolę centrum informacji i procesów, a wyspecjalizowane aplikacje nadal realizować zadania, do których zostały stworzone. To również sposób na zachowanie elastyczności bez nadmiernego rozbudowywania samego ERP.
Najpierw proces, później system
Jednym z najczęstszych błędów przy wdrożeniach jest rozpoczęcie rozmowy od funkcji.
„Czy system ma tę funkcję?”
To ważne pytanie, ale jeszcze ważniejsze jest: „Co dokładnie chcemy osiągnąć?”. Za potrzebą „dodania funkcji” może kryć się zupełnie inny problem.
Przykładowo: handlowiec chce mieć dodatkowe pole w systemie. Samo dodanie pola może rozwiązać problem. Ale być może prawdziwą potrzebą jest automatyczne przekazywanie informacji do innego działu. Wtedy lepszym rozwiązaniem może być automatyzacja procesu albo integracja.
Dlatego dobre wdrożenie zaczyna się od zrozumienia procesu biznesowego, a nie od listy życzeń dotyczących funkcjonalności systemu.
Czy firma powinna zmieniać swoje procesy pod ERP?
Czasami tak. Wdrożenie ERP jest dobrym momentem, aby pozbyć się procesów, które powstały wiele lat temu i dziś nie mają już biznesowego uzasadnienia.
Warto zadać sobie pytania:
- Czy nadal potrzebujemy tego etapu?
- Czy tę czynność można zautomatyzować?
- Czy pracownik rzeczywiście musi wykonywać ją ręcznie?
- Czy wykorzystujemy informacje, które zbieramy?
- Czy ten proces faktycznie pomaga klientowi?
Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, to firma powinna zmienić proces, a nie system. Ale jeśli proces jest skuteczny, daje firmie przewagę i wynika z jej specyfiki, samo stwierdzenie „tego nie ma w standardzie” nie powinno być wystarczającym argumentem za jego usunięciem.
Know-how firmy może być ważniejsze niż funkcja ERP
Wyobraźmy sobie firmę, która przez lata wypracowała własny sposób obsługi zamówień. Dzięki niemu szybciej reaguje na potrzeby klientów, ogranicza błędy i sprawniej przekazuje informacje między działami. Podczas wdrożenia okazuje się, że standard ERP realizuje ten proces inaczej.
Możliwe są dwa podejścia.
Pierwsze: dostosujmy firmę do standardu.
Drugie: sprawdźmy, dlaczego firma działa w ten sposób i czy ten proces nadal daje jej przewagę.
Dopiero druga odpowiedź pozwala podjąć świadomą decyzję. Być może proces rzeczywiście należy zmienić. Ale być może warto go zachować i odpowiednio odwzorować w systemie. Wdrożenie ERP nie powinno odbierać firmie tego, co odróżnia ją od konkurencji.
Jak powinno wyglądać dobre wdrożenie ERP?
Dobre wdrożenie nie polega na tym, żeby system był maksymalnie zmodyfikowany. Nie polega też na tym, żeby był maksymalnie standardowy. Powinien być maksymalnie dopasowany do potrzeb biznesowych. To subtelna, ale bardzo ważna różnica.
Wdrożenie nie kończy się w dniu uruchomienia systemu. Firma będzie się zmieniać, pojawią się nowi klienci, nowe kanały sprzedaży, nowe produkty, nowe wymagania i nowe narzędzia. Dlatego warto już na początku zadbać o to, aby środowisko ERP można było rozwijać.
Dobre rozwiązanie powinno pozwalać na:
- rozbudowę procesów,
- kolejne automatyzacje,
- nowe integracje,
- rozwój własnych aplikacji,
- obsługę nowych kanałów sprzedaży,
- zmiany organizacyjne bez wymiany całego systemu.
Elastyczność nie oznacza więc, że wszystko musi być dedykowane. Oznacza, że firma nie zamyka sobie drogi do rozwoju.
Jak podchodzimy do wdrożeń ERP?
W Alt One zaczynamy od pytania: jak działa firma, co jest dla niej ważne i które procesy powinien wspierać system? Analizujemy procesy, identyfikujemy obszary, które można uprościć, oraz te, które wynikają z indywidualnego know-how klienta. Dopiero później dobieramy rozwiązanie. Czasami będzie nim standard enova365. Czasami konfiguracja. Czasami automatyzacja. Czasami integracja z innym systemem. A czasami dedykowane rozszerzenie.
Celem nie jest stworzenie najbardziej zmodyfikowanego ERP. Celem jest stworzenie takiego środowiska, które pomaga firmie wykorzystać jej własny sposób działania jako przewagę.
Jeśli chcesz zobaczyć jak system enova365 działa w praktyce, umów się z nami na prezentację
Alt One istnieje na rynku od lat i posiada w swoim portfolio setki klientów z różnych branż. Jeśli chcesz umówić się na prezentację, na której ocenisz możliwości systemu ERP enova365, napisz na ✉️handlowy@altone.pl
