O firmie
Polska organizacja zbiorowego zarządzania prawami autorskimi twórców. Skalę działalności Stowarzyszenia wyraża liczba chronionych ponad 350 tys. utworów odtwarzanych średnio w ciągu dnia i zasób 22 milionów chronionego repertuaru należącego do ponad dwu i pół miliona twórców z kraju i z zagranicy. Na realizowane bieżąco funkcje ZAiKS-u składają się:
- udzielanie użytkownikom utworów zgody na ich eksploatację w imieniu autorów, których liczba sięga tysięcy
- inkasowanie od użytkowników wynagrodzeń dla autorów
- podział zainkasowanych od użytkowników wynagrodzeń i ich przekazywanie autorom
Wyzwania
Istotne było odwzorowanie pełnej specyfiki biznesowej procesu realizacji sprzedaży i fakturowania w jednym systemie fakturowania. Wśród wyzwań, jakim musiało sprostać wdrożenie systemu ERP, warto wymienić:
- zachowanie ciągłości pracy operacyjnej
- duży zakres modyfikacji koniecznych do wykonania w systemie sprzedażowym
- integracja z systemem transakcyjnym.
Cele projektu:
- konieczność konsolidacji procesów,
- przyspieszenie przetwarzania informacji,
- integracja z obecnym systemem do naliczania tantiem (m.in. przyjmowanie zleceń fakturowania oraz synchronizacja danych kontrahentów),
wystawianie i wysyłka faktur VAT, - obsługa rachunków wirtualnych, naliczanie wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald,
- obsługa rozrachunków oraz wszystkich procesów od strony finansowo-księgowej z podziałem na poszczególne sekcje organizacji.
Powyższe zagadnienia wydają się być dość standardowe i często spotykane w niejednej organizacji. W ZAIKS jednak, nie sam proces skomplikowania wdrożenia i pewnych procesów budzi respekt, ale sama ilość przetwarzanych danych.
Wystarczy spojrzeć na kilka liczb:
ilość kontrahentów sięgająca ponad 0,5 miliona!
ponad 2 000 faktur dziennie!
ilość wystawianych faktur to ponad 500 tys. rocznie, do tego dochodzą potwierdzenia sald, wezwania do zapłaty itp.
Wszystkie dokumenty „zleceń fakturowania” naliczane i rozliczane są w autorskim systemie ZAIKS, co oznacza, że synchronizacja danych dokumentów, a także kontrahentów i rozrachunków była sporym wyzwaniem, tak aby na końcu wszystkie dane znalazły się w jednym systemie FK.
Jednym z założeń było to, że pliki pdf z fakturami miały być generowane i wysyłane z systemu ERP. Przy prostym przeliczeniu ilości dokumentów sprzedaży przez ilość dni roboczych w roku, pozostała do obsłużenia (wydrukowania/wysłania poprzez pocztę email) spora, ponad 2 tysięczna paczka dokumentów przypadająca na 1 dzień roboczy.
Rozwiązanie
Aby sprostać założonym celom, konieczne było wprowadzenie istotnych zmian w zakresie obsługi podstawowych procesów biznesowych Stowarzyszenia. Kluczowa była zmiana modelu integracji pomiędzy systemem transakcyjnym do naliczania tantiem a systemem ERP – z integracji przez pliki tekstowe na integrację online. Do tego celu została utworzona usługa webservices, w pełni automatyzująca proces wymiany danych.
Ważnym elementem transformacji było ułatwienie integracji enova365 z systemem repartycji opłat za korzystanie z utworów chronionych prawami autorskimi. Nowy model obejmował także automatyzację rozrachunków i fakturowania, obsługując kilkanaście tysięcy dokumentów miesięcznie związanych z inkasowaniem i podziałem opłat za wykorzystanie utworów. Dodatkowo, wprowadzony został innowacyjny mechanizm przygotowujący plik z fakturami i danymi adresowymi dla drukarni zewnętrznej, obsługującej ZAiKS. Ta kompleksowa transformacja nie tylko usprawniła operacyjne aspekty działalności Stowarzyszenia, ale także umożliwiła bardziej efektywne zarządzanie licencjami i środkami finansowymi, co przyczyniło się do osiągnięcia strategicznych celów organizacji.
Rezultaty
Automatyzacja rozrachunków w systemie ERP – skuteczność automatycznego procesu na poziomie 96%
Wdrożenie enova365 pozwoliło na:
- rozszerzenie zakresu synchronizowanych danych o kompletne dokumenty sprzedażowe
- automatyzację dekretacji dokumentów na podstawie zdefiniowanych parametrów księgowania przypisanych odpowiednio do klienta oraz kartoteki sprzedanego produktu
- nadzór nad sposobem dostarczenia dokumentu handlowego do klienta (wysyłka email, wydruk, wydruk paczki dokumentów w drukarni)
- kontrola sposobu dostarczenia dokumentów typu: wezwanie do zapłaty, czy potwierdzenie salda (wysyłka email, wydruk, wydruk paczki dokumentów w drukarni)
Utrzymanie i rozwój enova365: długoletnie partnerstwo po wdrożeniu
Po udanym wdrożeniu enova365 w Stowarzyszeniu ZAiKS, nasza rola przechodzi w etap utrzymania i rozwoju dostosowanego do unikalnych potrzeb organizacji. Jesteśmy zawsze gotowi, by świadczyć niezbędną pomoc i kompleksową obsługę zgodnie z umową wsparcia. Nasz zespół nie tylko eliminuje potencjalne problemy, ale również aktywnie pracuje nad dostosowywaniem enova365 do zmieniających się warunków rynkowych i specyfiki branży.
Firma Alt One wywiązała się z powierzonych jej obowiązków z właściwą starannością oraz zgodnie z ustalonymi terminami. Dotychczasowa współpraca, profesjonalizm oraz wysoka jakość wykonawstwa pozwala nam udzielić rekomendacji firmie Alt One oraz polecić jej usługi przyszłym zleceniodawcom.
Wzbudziliśmy Twoje zainteresowanie?
Chcesz otrzymać szczegółowe informacje o funkcjonalnościach, kosztach, bądź dowiedzieć się jak wygląda proces wdrożenia?
