O firmie
Polska organizacja zbiorowego zarządzania prawami autorskimi twórców. Skalę działalności Stowarzyszenia wyraża liczba chronionych ponad 350 tys. utworów odtwarzanych średnio w ciągu dnia i zasób 22 milionów chronionego repertuaru należącego do ponad dwu i pół miliona twórców z kraju i z zagranicy. Na realizowane bieżąco funkcje ZAiKS-u składają się:
- udzielanie użytkownikom utworów zgody na ich eksploatację w imieniu autorów, których liczba sięga tysięcy
- inkasowanie od użytkowników wynagrodzeń dla autorów
- podział zainkasowanych od użytkowników wynagrodzeń i ich przekazywanie autorom
Wyzwania
Istotne było odwzorowanie pełnej specyfiki biznesowej procesu realizacji sprzedaży i fakturowania w jednym systemie fakturowania. Wśród wyzwań, jakim musiało sprostać wdrożenie systemu ERP, warto wymienić:
- zachowanie ciągłości pracy operacyjnej
- duży zakres modyfikacji koniecznych do wykonania w systemie sprzedażowym
- integracja z systemem transakcyjnym.
Cele projektu:
- konieczność konsolidacji procesów,
- przyspieszenie przetwarzania informacji,
- integracja z obecnym systemem do naliczania tantiem (m.in. przyjmowanie zleceń fakturowania oraz synchronizacja danych kontrahentów),
wystawianie i wysyłka faktur VAT, - obsługa rachunków wirtualnych, naliczanie wezwań do zapłaty, potwierdzeń sald,
- obsługa rozrachunków oraz wszystkich procesów od strony finansowo-księgowej z podziałem na poszczególne sekcje organizacji.
Powyższe zagadnienia wydają się być dość standardowe i często spotykane w niejednej organizacji. W ZAIKS jednak, nie sam proces skomplikowania wdrożenia i pewnych procesów budzi respekt, ale sama ilość przetwarzanych danych.
Wystarczy spojrzeć na kilka liczb:
ilość kontrahentów sięgająca ponad 0,5 miliona!
ponad 2 000 faktur dziennie!
ilość wystawianych faktur to ponad 500 tys. rocznie, do tego dochodzą potwierdzenia sald, wezwania do zapłaty itp.
Wszystkie dokumenty „zleceń fakturowania” naliczane i rozliczane są w autorskim systemie ZAIKS, co oznacza, że synchronizacja danych dokumentów, a także kontrahentów i rozrachunków była sporym wyzwaniem, tak aby na końcu wszystkie dane znalazły się w jednym systemie FK.
Jednym z założeń było to, że pliki pdf z fakturami miały być generowane i wysyłane z systemu ERP. Przy prostym przeliczeniu ilości dokumentów sprzedaży przez ilość dni roboczych w roku, pozostała do obsłużenia (wydrukowania/wysłania poprzez pocztę email) spora, ponad 2 tysięczna paczka dokumentów przypadająca na 1 dzień roboczy.
Rozwiązanie
Aby sprostać założonym celom, konieczne było wprowadzenie istotnych zmian w zakresie obsługi podstawowych procesów biznesowych Stowarzyszenia. Kluczowa była zmiana modelu integracji pomiędzy systemem transakcyjnym do naliczania tantiem a systemem ERP – z integracji przez pliki tekstowe na integrację online. Do tego celu została utworzona usługa webservices, w pełni automatyzująca proces wymiany danych.
Ważnym elementem transformacji było ułatwienie integracji enova365 z systemem repartycji opłat za korzystanie z utworów chronionych prawami autorskimi. Nowy model obejmował także automatyzację rozrachunków i fakturowania, obsługując kilkanaście tysięcy dokumentów miesięcznie związanych z inkasowaniem i podziałem opłat za wykorzystanie utworów. Dodatkowo, wprowadzony został innowacyjny mechanizm przygotowujący plik z fakturami i danymi adresowymi dla drukarni zewnętrznej, obsługującej ZAiKS. Ta kompleksowa transformacja nie tylko usprawniła operacyjne aspekty działalności Stowarzyszenia, ale także umożliwiła bardziej efektywne zarządzanie licencjami i środkami finansowymi, co przyczyniło się do osiągnięcia strategicznych celów organizacji.
Rezultaty wdrożenia enova365 w ZAiKS
Automatyzacja rozrachunków w systemie ERP – skuteczność automatycznego procesu na poziomie 96%
Wdrożenie enova365 pozwoliło na:
- rozszerzenie zakresu synchronizowanych danych o kompletne dokumenty sprzedażowe
- automatyzację dekretacji dokumentów na podstawie zdefiniowanych parametrów księgowania przypisanych odpowiednio do klienta oraz kartoteki sprzedanego produktu
- nadzór nad sposobem dostarczenia dokumentu handlowego do klienta (wysyłka email, wydruk, wydruk paczki dokumentów w drukarni)
- kontrola sposobu dostarczenia dokumentów typu: wezwanie do zapłaty, czy potwierdzenie salda (wysyłka email, wydruk, wydruk paczki dokumentów w drukarni)
Utrzymanie i rozwój enova365: długoletnie partnerstwo po wdrożeniu
Po udanym wdrożeniu enova365 w ZAiKS, nasza rola przechodzi w etap utrzymania i rozwoju dostosowanego do unikalnych potrzeb organizacji. Jesteśmy zawsze gotowi, by świadczyć niezbędną pomoc i kompleksową obsługę zgodnie z umową wsparcia. Nasz zespół nie tylko eliminuje potencjalne problemy, ale również aktywnie pracuje nad dostosowywaniem enova365 do zmieniających się warunków rynkowych i specyfiki branży.
Firma Alt One wywiązała się z powierzonych jej obowiązków z właściwą starannością oraz zgodnie z ustalonymi terminami. Dotychczasowa współpraca, profesjonalizm oraz wysoka jakość wykonawstwa pozwala nam udzielić rekomendacji firmie Alt One oraz polecić jej usługi przyszłym zleceniodawcom.
Dlaczego Alt One jest najlepszym wyborem do wdrożenia enova365?
- Ekspercka wiedza – zespół Alt One posiada wieloletnie doświadczenie we wdrożeniach enova365, co pozwala na szybkie i efektywne przeprowadzenie całego procesu.
- Indywidualne podejście – każde wdrożenie jest dopasowane do specyfiki firmy, dzięki czemu system działa dokładnie tak, jak potrzebuje klient.
- Bezpieczeństwo i stabilność – Alt One gwarantuje, że wszystkie procesy biznesowe w enova365 będą działały niezawodnie i zgodnie z najlepszymi praktykami.
Wzbudziliśmy Twoje zainteresowanie?
Chcesz otrzymać szczegółowe informacje o funkcjonalnościach, kosztach, bądź dowiedzieć się jak wygląda proces wdrożenia?
