Case study: wdrożenie enova365 w OTTO Work Force Central Europe Sp. z o. o.

Wdrożenie enova365 w agencji pracy

Jak usprawnić obsługę tysięcy pracowników, a jednocześnie zintegrować procesy kadrowo-płacowe, księgowe i raportowe w międzynarodowej agencji pracy?

Z takim wyzwaniem zmierzył się zespół Alt One. Poznaj projekt wdrożenia enova365, w ramach którego dostosowaliśmy system do specyfiki działalności międzynarodowej agencji pracy.

Klient

Work Force Central Europe Sp. z o. o. to duża międzynarodowa agencja pracy tymczasowej i pośrednictwa pracy, wspierająca kandydatów w znalezieniu zatrudnienia w Polsce oraz krajach Europy Zachodniej. Za pośrednictwem firmy pracuje ponad 25 000 pracowników, zatrudnianych głównie w Holandii, Niemczech i Polsce. Organizacja posiada rozbudowaną strukturę i sieć ponad 50 oddziałów w Europie Zachodniej, Środkowej i Wschodniej.

Skala działalności, duża liczba pracowników oraz funkcjonowanie wielu spółek sprawiają, że sprawna obsługa procesów kadrowo-płacowych, finansowo-księgowych i raportowych ma kluczowe znaczenie dla codziennego funkcjonowania organizacji.

Cele projektu

Głównym celem projektu była modernizacja i usprawnienie kluczowych procesów biznesowych w spółkach działających w Polsce oraz stworzenie spójnego środowiska do obsługi kadr, płac, księgowości i raportowania.

Istotnym elementem projektu było również dostosowanie systemu do specyfiki agencji pracy, która musi sprawnie przetwarzać dużą liczbę danych pracowniczych oraz rozliczać czas pracy i wynagrodzenia w rozbudowanej strukturze organizacyjnej.

Cele wdrożenia obejmowały przede wszystkim:

• usprawnienie obsługi procesów kadrowo-płacowych,
• efektywną obsługę pracowników,
• cyfryzację komunikacji i procesów pracowniczych,
• uporządkowanie procesów finansowo-księgowych,
• zapewnienie wielowymiarowego rozliczania kosztów wynagrodzeń,
• usprawnienie ewidencji i rozliczania czasu pracy,
• integrację enova365 z pozostałymi systemami wykorzystywanymi w organizacji,
• zapewnienie dostępu do danych zarządczych i raportowych.

Rozwiązanie

Przeprowadzilismy kompleksowe wdrożenie systemu enova365, obejmujące zarówno standardowe moduły systemu, integracje z zewnętrznymi rozwiązaniami, jak i autorskie narzędzia przygotowane z myślą o specyficznych potrzebach Klienta.

Zakres projektu objął wdrożenie nastepujcych modułów enova365:

• Kadry i Płace – do kompleksowej obsługi procesów kadrowych i naliczania wynagrodzeń,
• Pulpity Pracownicze – wspierające cyfrową obsługę pracowników i komunikację z działem HR,
• Business Intelligence (BI) – umożliwiającego analizę danych oraz tworzenie raportów wspierających zarządzanie,
• Księgowość – wraz z konfiguracją planu kont, schematów księgowych, dzienników i wymiarów,
• Środki Trwałe – do prowadzenia ewidencji i obsługi majątku przedsiębiorstwa.
• Faktury – wspierającego obsługę dokumentów sprzedażowych i procesów związanych z fakturowaniem.

Integracja enova365 z CRM i systemem raportowym

Ważnym elementem projektu było zapewnienie sprawnej wymiany danych pomiędzy enova365 a rozwiązaniami funkcjonującymi już w środowisku informatycznym Klienta. Wykonaliśmy dodatkowo integrację z systemem CRM, a także integrację z globalnym systemem raportowym. Dzięki temu enova365 stała się częścią szerszego ekosystemu informatycznego międzynarodowej organizacji.

Rozwiązania autorskie do enova365

Ze względu na dużą skalę zatrudnienia i specyfikę działalności agencji pracy rozszerzyliśmy standardowe funkcjonalności enova365 o autorskie rozwiązania Alt One. Dzięki temu system został lepiej dopasowany do procesów związanych z ewidencją czasu pracy, rozliczaniem kosztów wynagrodzeń i fakturowaniem usług.

• Ewidencja Czasu Pracy – rozwiązanie wspierające obsługę i rozliczanie czasu pracy dużej liczby pracowników.
• Wielowymiarowy Podział Płac – narzędzie umożliwiające szczegółowe rozdzielanie kosztów wynagrodzeń według wielu zdefiniowanych wymiarów. Rozwiązanie wspiera zarówno procesy księgowe, jak i controlling oraz analizę kosztów zatrudnienia.
• Moduł ewidencji rozliczeń z Klientami Agencji Pracy Tymczasowej – narzędzie pozwalające na automatyzację fakturowania usług APT na podstawie danych wprowadzonych w module kadrowo-płacowym.
• Alt One EOD Obieg Dokumentu Kosztowego

Ponadto, w ramach projektu przeprowadziliśmy szkolenia użytkowników enova365, przygotowując zespoły Klienta do efektywnej pracy w nowym środowisku.

Korzyści z wdrożenia enova365 w agencji pracy

Wdrożenie enova365 pozwoliło zmodernizować kluczowe procesy biznesowe w polskich spółkach organizacji. Jednocześnie stworzono środowisko dopasowane do potrzeb przedsiębiorstwa działającego na dużą skalę i w międzynarodowej strukturze.

Do najważniejszych efektów projektu należą:

• usprawnienie procesów kadrowo-płacowych dla organizacji zatrudniającej tysiące pracowników,
• uporządkowanie i cyfryzacja procesów związanych z obsługą pracowników tymczasowych,
• sprawniejsza ewidencja oraz rozliczanie czasu pracy pracowników tymczasowych,
• możliwość wielowymiarowego podziału i analizy kosztów wynagrodzeń,
• integracja danych kadrowo-płacowych, księgowych i raportowych,
• usprawnienie procesów finansowo-księgowych,
• dostęp do danych wspierających raportowanie i podejmowanie decyzji,
• ograniczenie pracy wykonywanej ręcznie dzięki integracjom i automatyzacji przepływu danych,
• stworzenie rozwiązania dostosowanego do skali oraz specyfiki działalności agencji pracy.

Projekt połączył obszary HR, płac, księgowości i raportowania, jednocześnie uwzględniając wymagania wynikające z dużej skali zatrudnienia oraz międzynarodowej struktury organizacji.

Klient o współpracy z Alt One

„Wdrożenie enova365 pozwoliło nam uporządkować i zmodernizować kluczowe procesy kadrowo-płacowe oraz finansowo-księgowe w naszych spółkach w Polsce. Przy skali naszej działalności szczególnie istotne było stworzenie rozwiązania, które odpowiada na złożone potrzeby organizacji i jednocześnie integruje się z wykorzystywanymi przez nas systemami.

Doceniamy doświadczenie zespołu Alt One, znajomość procesów biznesowych oraz umiejętność przełożenia naszych wymagań na konkretne rozwiązania w systemie enova365.”