Wdrożenie enova365 Kadry i Płace u producenta i dystrybutora win

Rewolucja w zarządzaniu HR dzięki enova365

Jak usprawnić obsługę kadr i płac w organizacji zatrudniającej ponad 600 osób, a jednocześnie ułatwić pracownikom i kierownikom dostęp do procesów HR? Przed takim wyzwaniem stanął jeden z liderów europejskiego rynku wina. Dlatego wybrano ekspercki zespół Alt One aby przeprowadził kompleksowe wdrożenie enova365 uzupełnione autorskie rozwiązania Alt One. W efekcie firma zautomatyzowała procesy kadrowo-płacowe, a jednocześnie przeniosła wiele spraw pracowniczych do świata cyfrowego. 

Klient

Naszym klientem jest jeden z liderów rynku wina w Europie, łączący działalność produkcyjną i dystrybucyjną. Firma obsługuje setki restauracji oraz prowadzi sieć specjalistycznych sklepów oferujących szeroki wybór win i alkoholi premium.

Organizacja zatrudnia ponad 600 pracowników. Dlatego przy tej skali działalności sprawna obsługa procesów kadrowych, płacowych i czasu pracy ma bezpośrednie znaczenie dla funkcjonowania całej firmy.

Wyzwania

Rozwój Spółki oraz rosnąca liczba pracowników sprawiły, że dotychczasowe rozwiązania przestały odpowiadać potrzebom firmy. Klient potrzebował więc systemu HR, który pozwoli zautomatyzować powtarzalne zadania, uporządkować obieg informacji i ograniczyć pracę wykonywaną ręcznie.

Najważniejsze wyzwania obejmowały:

• czasochłonną obsługę procesów kadrowo-płacowych – duża liczba czynności wykonywanych ręcznie zwiększała nakład pracy działu HR a jednocześnie podnosiła ryzyko pomyłek,
• problemy z kontrolą czasu pracy – firma potrzebowała narzędzi pozwalających skuteczniej weryfikować czas pracy oraz analizować harmonogramy,
• ograniczony dostęp pracowników do procesów HR – w rezultacie wiele spraw wymagało bezpośredniego kontaktu z działem kadr,
• utrudniony dostęp kierowników do informacji potrzebnych do bieżącego zarządzania zespołami,
• potrzebę uporządkowania przepływu dokumentów i akceptacji pomiędzy pracownikami, przełożonymi i działem HR,
• rosnące potrzeby analityczne związane ze skalą zatrudnienia i zarządzaniem organizacją.

Celem projektu nie była więc wyłącznie zmiana systemu kadrowo-płacowego. Klient potrzebował spójnego środowiska, które pozwoli przenieść znaczną część procesów HR do jednego cyfrowego ekosystemu.

Rozwiązanie

W odpowiedzi na te potrzeby zespół Alt One zaprojektował i przeprowadził kompleksowe wdrożenie enova365 dla kadr i płac, dopasowane zarówno do procesów jak i skali działalności Klienta.

Zakres wdrożenia objął moduły enova365 Kadry Płace, Workflow, Business Intelligence, Konfigurator Workflow, DMS oraz Pulpity Pracownika i Kierownika.

Dzięki temu system enova365 stał się centralnym środowiskiem wspierającym obsługę pracowników – od procesów kadrowo-płacowych i czasu pracy, przez elektroniczny obieg informacji, aż po samoobsługę pracowniczą i analitykę.

Autorskie rozwiązania Alt One dla enova365

Standardowe możliwości enova365 rozszerzyliśmy o autorskie moduły Alt One odpowiadające na konkretne potrzeby Klienta.

Alt One Weryfikatory Czasu Pracy

Rozwiązanie wspiera kontrolę oraz analizę czasu pracy. Ułatwia identyfikowanie nieprawidłowości i pozwala sprawniej weryfikować dane związane z czasem pracy pracowników oraz harmonogramami. Dzięki temu organizacja zyskała większą kontrolę nad jednym z najbardziej pracochłonnych obszarów administracji kadrowej.

Alt One Wnioski Pracownicze

Moduł rozszerza możliwości samoobsługi pracowniczej enova365 o dodatkowe rodzaje spraw i wniosków. Pracownicy mogą online m.in. składać wnioski o wydanie zaświadczeń, zgłaszać zmiany dotyczące pakietów medycznych, załączać wymagane dokumenty oraz sprawdzać status swojej sprawy. W rezultacie wiele procesów nie wymaga już osobistej wizyty w dziale HR. Co więcej, pracownik otrzymuje większą samodzielność, podczas gdy dział kadr może ograniczyć obsługę prostych i powtarzalnych zapytań.

Alt One Dashboard Pulpity PP

Autorskie rozwiązanie usprawnia konfigurację i prezentację wniosków bezpośrednio w kokpicie Pulpitu Pracownika. Dzięki temu użytkownik otrzymuje wygodny dostęp do potrzebnych funkcji HR w jednym miejscu.

Korzyści

Wdrożenie enova365 pozwoliło uporządkować procesy HR i stworzyć rozwiązanie dostosowane do potrzeb organizacji zatrudniającej ponad 600 osób:

• Automatyzacja procesów kadrowo-płacowych: ograniczenie ręcznej obsługi powtarzalnych czynności usprawniło pracę działu HR i zmniejszyło ryzyko błędów związanych z ręcznym przetwarzaniem danych.
• Sprawniejsze zarządzanie czasem pracy: Alt One Weryfikatory Czasu Pracy  zapewniły dodatkowe mechanizmy kontroli i analizy, dzięki którym dział HR może szybciej wychwytywać nieprawidłowości i sprawniej pracować z danymi dotyczącymi czasu pracy.
• Samoobsługa pracownicza: Pulpit Pracownika oraz Alt One Wnioski Pracownicze umożliwiły przeniesienie wielu spraw kadrowych do kanału online. Pracownik może samodzielnie zainicjować proces, przekazać dokumenty i sprawdzić jego status bez wizyty w dziale HR.
• Większa dostępność informacji dla kierowników: Pulpit Kierownika ułatwił osobom zarządzającym zespołami dostęp do informacji i narzędzi potrzebnych w codziennej pracy.
• Lepszy obieg informacji i dokumentów: enova365 Workflow i DMS pomogły uporządkować procesy akceptacji oraz przepływ dokumentów pomiędzy pracownikami, kierownikami i działem HR.
• Dane wspierające decyzje: Moduł enova365 Business Intelligence zapewnił organizacji dodatkowe możliwości analizy danych i tworzenia zestawień wspierających zarządzanie.
• Mniej rutynowych zadań po stronie HR: Przeniesienie części procesów do samoobsługi pracowniczej pozwoliło ograniczyć liczbę prostych zapytań i czynności administracyjnych trafiających bezpośrednio do działu kadr.

Podsumowanie

Wdrożenie enova365 pokazało, że cyfryzacja HR w dużej organizacji nie musi ograniczać się do zastąpienia jednego programu kadrowo-płacowego drugim.

Kluczowe było połączenie enova365 Kadry i Płace z rozwiązaniami wspierającymi czas pracy, Workflow, elektroniczny obieg dokumentów, analitykę oraz samoobsługę pracowników i kierowników. Dodatkowe moduły stworzone przez Alt One pozwoliły rozszerzyć standard enova365 o funkcjonalności wynikające bezpośrednio z procesów Klienta. W efekcie powstało spójne środowisko HR, które wspiera ponad 600 pracowników, ogranicza ręczną obsługę procesów i daje organizacji możliwość dalszego rozwijania cyfrowych procesów kadrowych.

Szukasz wdrożeniowca enova365 Kadry i Płace?

W Alt One wdrażamy enova365 nie tylko jako system kadrowo-płacowy. Analizujemy procesy HR, konfigurujemy rozwiązanie pod potrzeby organizacji i tam, gdzie standardowe funkcjonalności nie wystarczają, rozszerzamy enova365 o własne moduły.