O firmie
Laboratorium Kosmetyczne Dr Irena Eris Sp. z o.o. to polskie przedsiębiorstwo, które zajmuje się produkcją kosmetyków a także pracami rozwojowymi i badawczymi w branży kosmetycznej. To nowoczesne laboratoria, znakomici naukowcy oraz niezwykle wysoki poziom prowadzonych, zaawansowanych badań. W ciągu 30 lat firma przekształciła się w koncern kosmetyczny znany w Polsce i za granicą, zatrudniający około 800 pracowników, z asortymentem blisko 500 produktów, sprzedający 25 mln sztuk kosmetyków rocznie.
Sytuacja biznesowa przed wdrożeniem systemu enova365
Laboratorium borykało się z ograniczeniami poprzedniego systemu kadrowo-płacowego. Niewystarczająca elastyczność utrudniała dostosowywanie się do zmieniających się przepisów i realiów biznesowych. Pracochłonne ręczne kontrolowanie i uzupełnianie kluczy podziałowych, brak łatwo dostępnego narzędzia do podziału składników wynagrodzenia na więcej niż jeden MPK oraz rozproszona obsługa czasu pracy w plikach Excel dodatkowo komplikowały codzienne operacje.
Rozwiązanie
Decyzja o wdrożeniu enova365 była kluczowym krokiem w kierunku modernizacji procesów zarządzania kadrami i płacami. Implementacja systemu klasy ERP objęła obszary Kadry i Płace, Workflow oraz Pulpity Pracownicze. Celem głównym projektu było połączenie wszystkich podmiotów przedsiębiorstwa w jednej fizycznej bazie danych, co umożliwiło spójne raportowanie danych z wielu spółek. Wdrożyliśmy system klasy ERP do zarządzania firmą
enova365 w obszarach: Kadry i płace, Workflow, Pulpity Pracownicze
Najważniejszym celem projektu było wdrożenie wszystkich podmiotów przedsiębiorstwa w jednej fizycznej bazie, co pozwoli na spójne raportowanie danych z wielu spółek. Istotna była też eliminacja ryzyka błędów w zakresie naliczania płac oraz automatyzacja procesów realizowanych przez dział kadr i płac np. dostarczenie Pit-ów do pracowników za pomocą Pulpitów Pracownika. W ramach prac wdrożeniowych przeprowadziliśmy migrację danych z kliku baz danych do jednej, porządkując dane (m.in. układając stanowiska w jeden zamknięty słownik).
Implementacja dedykowanych rozwiązań Alt One
Poza standardowymi funkcjonalnościami systemu wykonaliśmy:
- rozszerzony mechanizm podzielnika płac
- wdrożenie mechanizmu do księgowania płac w systemie FK
- dedykowane wydruki i raporty
- eksport danych o pracownikach nieobecnych oraz ich zastępcach do systemu akceptacji kosztów
- eksport danych do systemu zarządzania dostępami (Active Directory)
Ponadto w ramach projektu wdrożeniowego została skonfigurowana obsługa procesu rozmów okresowych w oparciu o enova365 Workflow. Przygotowaliśmy obieg rozbudowanego procesu: od zdefiniowania celów okresowych przez menedżerów, przez ścieżkę oceny pracownika, aż do przełożenia wyniku oceny na wynagrodzenie pracownika.
Alt One Wielowymiarowy Podział Płac
Podział składników wynagrodzenia i pochodnych według różnych kryteriów (kluczy podziałowych)
Jak nasze rozwiązanie rozszerza podstawowe funkcje systemu enova365:
- możliwość podziału każdego z elementów wypłaty według osobnego klucza – np. premia według innych projektów
- analiza kosztów wynagrodzeń w podziale na osobodni w ramach realizowanych projektów
- podział wszystkich elementów składowych wypłaty (w standardowej funkcji zakres tych elementów to tylko 2 kwoty: brutto i koszt pracodawcy)
- uwzględnienie aktualizacji podzielnika w środku okresów – standardowo enova365 bierze podział według projektów na ostatni dzień okresu
- jeden spójny algorytm, który można wykorzystać w wielu miejscach – lista projektowa, opis analityczny, wydruki i zestawienia
- możliwy jest automatyczny podział za okres wypłaconego elementu – premia kwartalna, trzynastka i inne elementy długookresowe.
Procentowy podział, według którego zostanie podzielone wynagrodzenie:
Korzyści
- zapewnienie zgodności procesu z wewnętrznymi regulacjami
- automatyczne powiadamianie odpowiednich komórek w organizacji o zmianach związanych ze zmianami warunków zatrudnienia przez pracowników
- standaryzacja procesów zmiany warunków zatrudnienia
- eliminacja ryzyka związanego z nadużyciami w zakresie zmian warunków zatrudnienia pracowników w organizacji
- automatyczny zapis w systemie kadrowo – płacowym danych związanych z oceną okresową
Dzięki intuicyjnemu narzędziu dział kadr raportuje z jednego, nowoczesnego systemu, a przebieg procesów – między innymi w zakresie zasad zatrudnienia i wynagradzania – został ujednolicony. Wdrożenie systemu enova365 zwiększyło efektywność pracy oraz znacznie usprawniło i
przyśpieszyło naliczanie płac, które obecnie może wykonać jeden pracownik.
Wbudowane mechanizmy autorskie Alt One umożliwiły rozbudowę systemu i tworzenie unikalnych, specyficznych dla Klienta rozwiązań.
CO UDAŁO SIĘ ZAOSZCZĘDZIĆ, A CO ZYSKAĆ PRZECHODZĄC NA enova365:
- Skuteczna i kompleksowa obsługa procesów administracyjnych związanych z obsługą kadr i naliczaniem należnych wynagrodzeń
- Realizacja płatności elektronicznych
- Elektroniczna obsługa wniosków urlopowych, rozmów okresowych, PIT-11, pasków wypłat przez pracowników i przełożonych
- Obsługa mechanizmu eksportu do zewnętrznego systemu księgowego
- Techniczne – umiejscowienie kilku spółek w jednej bazie danych co ułatwia wykonanie raportów, zbiorczych analiz na potrzeby Zarządu.
Wzbudziliśmy Twoje zainteresowanie?
Chcesz otrzymać szczegółowe informacje o funkcjonalnościach, kosztach, bądź dowiedzieć się jak wygląda proces wdrożenia?