O firmie
Billennium S.A. to polska firma, działająca na rynku globalnym, która od 2003 roku rozwija innowacyjne usługi i produkty IT dla klientów biznesowych z całego świata. Zatrudnia ponad 1700 specjalistów w Polsce, Niemczech, Indiach, Malezji i Kanadzie.
Potrzeby
Przed rozpoczęciem transformacji korzystała z kosztownych usług outsourcingu kadr i płac, co skłoniło ją do poszukiwania efektywniejszych rozwiązań. Klient potrzebował więc spójnego oprogramowania do kompleksowej obsługi procesów kadrowych. Kolejnym celem biznesowym było wdrożenie nowoczesnego systemu klasy ERP, który wspierałby techniczny rozwój, w tym m.in. na integrację z zewnętrznymi webserwisami oraz autorskim systemem klienta Pay-Per-Less.
Realizacja projektu
Zakresem wdrożenia objęte zostały obszary HR działalności przedsiębiorstwa przy wykorzystaniu następujących modułów systemu enova365: Kadry i Płace, Workflow oraz Pulpity Pracownicze wraz z dedykowanymi technicznymi rozwiązaniami.
Etapy procesu wdrożenia:
- Analiza
Wdrożenie rozpoczęło się od spotkań analitycznych zespołów odpowiedzialnych za realizację projektu po stronie Klienta i Alt One w celu zebrania wymagań funkcjonalnych. W trakcie analizy przygotowany został cały proces – przez wyznaczenie konkretnych aktywności wraz z rozwojem projektu oraz zaplanowaniem prac. W dalszym kroku zgromadzone dane zostały przedstawiane w postaci dokumentacji przedwdrożeniowej, zawierającej: harmonogram, etapy i produkty.
Instalacja i konfiguracja
Zainstalowane zostały moduły enova365 na środowisku Klienta. Na tym etapie nastąpiła także konfiguracja zgodna z wymaganiami wyznaczonymi w fazie projektowania. Przygotowane zostały konkretne dostosowania, a także złożone dodatki funkcjonalne i modyfikacje. Następnie zaimplementowany został mechanizm podzielnika wynagrodzeń oraz uruchomione pulpity pracownicze.
- Migracja danych kadrowo-płacowych z systemu płacowego zewnętrznego biura rachunkowego
- Szkolenia
Zespół wdrożeniowy zrealizował szkolenia dla użytkowników w zakresie procesów obsługiwanych w poszczególnych modułach systemu enova365. Szkolenie przeprowadzone zostało przez doświadczonych konsultantów Alt One, którzy na co dzień wdrażają i użytkują system ERP.
- Asysta wdrożeniowa
Asysta objęła usługi wsparcia w pierwszych dniach po wdrożeniu aby zagwarantować nieprzerwaną pracę w najbardziej wymagającym okresie. W trakcie pomocy powdrożeniowej świadczone jest także wsparcie w przy operacjach okresowych, takich jak: składanie deklaracji czy dekretacja pierwszych dokumentów. Zazwyczaj pojawiają się wtedy wątpliwości i nasza pomoc pozwala użytkownikom lepiej wykorzystać możliwości systemu w ich codziennej pracy.
Poza standardowymi funkcjonalnościami systemu wykonaliśmy:
- Workflow w Pulpitach
Procesy obiegu następujących dokumentów kadrowych:
→ wniosek o dzień wolny dla B2B
→ kwestionariusze dla nowych pracowników
→ Exit interwiew – dla osób odchodzących z pracy oraz
→ akceptacja faktur współpracowników B2B
- Modyfikację wniosków pracowniczych
Pozwalającą na obsługę procesu składania wniosków o dzień wolny dla współpracowników B2B wraz z konfiguracją odpowiedniego limitu dla danej nieobecności.
- Business Intelligence dla analiz płac oraz premiowania
- Dedykowane wydruki
Między innymi:
→ Umowa zlecenia
→ Umowa zlecenia stawka godzinowa
→ Umowa ramowa o dzieło
→ Umowa NDA pracownik
→ Raport płacowy
→ Rezerwa urlopowa
→ Raport do księgowania wynagrodzeń
- Powiadomienia mailowe
→ przypomnienia o niezatwierdzonych wnioskach urlopowych
→ komunikat przy zapisie listy płac informujący o tym, że pracownik był nieobecny cały miesiąc
Eksport danych
Integrację z webserwisami
→ Domena – przekazywanie informacji o pracownikach na potrzeby nadawania uprawnień w domenie
→ Billennium Squad – przekazywanie informacji o wnioskach urlopowych, nieobecnościach, czasie pracy
→ Paperless – przekazywanie informacji o pracownikach, stawce wynagrodzenia oraz okresie zatrudnienia.
Kompleksowa obsługa cyklu życia umowy ze współpracownikami B2B
Dzięki autorskiemu modułowi Alt One Umowy B2B, cały proces obsługi pracowniczej stał się niezwykle efektywny i zorganizowany. Od momentu tworzenia umowy z współpracownikami B2B, nasze rozwiązanie ułatwia rejestrację i precyzyjne określenie warunków współpracy, takich jak wynagrodzenie, premie, dodatki funkcyjne czy telefon. Co więcej, system prowadzi pełną ewidencję miesięcznych rozliczeń, eliminując ręczne zadania i ryzyko błędów. Dzięki wprowadzonym danym, operator płacowy może automatycznie przygotować precyzyjne rozliczenia dla każdej umowy pracownika B2B, co nie tylko przyspiesza proces, ale także gwarantuje zgodność wystawionych faktur. To nie tylko oszczędność czasu, ale także pewność, że procesy związane z umowami B2B są prowadzone sprawnie i bezbłędnie.
Rezultaty
Dzięki skutecznemu wdrożeniu systemu enova365 firma osiągnęła szereg korzyści:
- Jednolity system umożliwiający wysyłkę danych i integrację z webserwisami
- Redukcja kosztów obsługi kadrowej zewnętrznego usługodawcy
- Optymalizacja procesów kadrowo-płacowych dzięki bieżącej kontroli danych
- Usprawnienie komunikacji z pracownikami poprzez dostęp do danych kadrowo-płacowych w Pulpicie Pracownika
- Ułatwienie procesów kadrowych dzięki obiegowi wniosków kadrowych i o nieobecności w Pulpitach
- Usprawnienie raportowania w zakresie wynagrodzeń i kadr
„Wpływ na poprawę wyników firmy: ograniczenie kosztów poprzez rezygnację z zewnętrznego dostawcy usług kadrowo-płacowych, digitalizacja procesu przygotowania i obiegu dokumentów kadrowych, uruchomienie raportowania. Dotychczasowa współpraca, zaangażowanie, profesjonalizm oraz wysoka jakość wykonawstwa pozwala nam udzielić rekomendacji firmie Alt One oraz polecić jej usługi przyszłym zleceniodawcom. Wdrożone dedykowane rozwiązanie Alt One Umowy B2B spełnia nasze oczekiwania.”
– Łukasz Sawicki Billennium S.A.
Transformacja kadrowo-płacowa Billennium S.A. przyniosła nie tylko efektywność w obszarze administracyjnym, ale także przyczyniła się do wszechstronnej poprawy funkcjonowania firmy.
Wzbudziliśmy Twoje zainteresowanie?
Chcesz otrzymać szczegółowe informacje o funkcjonalnościach, kosztach, bądź dowiedzieć się jak wygląda proces wdrożenia?
