Obieg dokumentów kadrowych
Procesy Workflow w kadrach są odpowiedzialne za dystrybuowanie czynności/zadań związanych z zatrudnieniem czy zwolnieniem pracownika, automatycznym powiadamianiem wielu działów o zaistniałym zdarzeniu. Dzięki tym obiegom zostaje usprawniony przepływ informacji od momentu zatrudnienia, poprzez zmianę warunków, nieobecności aż po zwolnienie.
Główne korzyści:
- Szybka dystrybucja zadań: Procesy Workflow pełnią kluczową rolę w szybkiej i efektywnej dystrybucji zadań związanych z personelem. Automatyzacja procesów od zatrudnienia, przez zmianę warunków, aż po zwolnienie, eliminuje opóźnienia i zapewnia błyskawiczną reakcję na każde zdarzenie kadrowe.
- Automatyczne powiadamianie działów: Wprowadzenie Workflow oznacza automatyczne powiadamianie wielu działów o zaistniałych zdarzeniach kadrowych. To nie tylko eliminuje konieczność ręcznego informowania poszczególnych sektorów, ale także skraca czas potrzebny na przekazanie istotnych danych.
- Skrócenie cyklu decyzyjnego: Dzięki automatyzacji procesów związanych z personelem, firma może szybko i elastycznie reagować na wszelkie zmiany, minimalizując potencjalne ryzyko związane z opóźnieniami w podejmowaniu decyzji kadrowych.
- Zwiększenie efektywności działu kadr: Usprawniony przepływ informacji, szybka dystrybucja zadań i automatyczne powiadamianie działów to elementy składowe, które zwiększają efektywność działu.
Procesy wdrożone przez nas w obszarze kadr i płac:
Zatrudnienie pracownika
Proces służy do usystematyzowania zatrudnienia pracownika i przygotowania go do objęcia nowego stanowiska w organizacji
Jak to działa?
Obieg wniosku o zatrudnienie pracownika rozpoczyna kierownik, który wypełnia dokument w formie elektronicznej, następnie wniosek trafia do weryfikacji opiekuna kadrowego wydziału. Po akceptacji opiekuna kadr, kierownik rozpoczętego procesu dostanie powiadomienie mailowe o zaakceptowaniu wniosku. W systemie automatycznie zostanie założona nowa kartoteka pracownicza. Dział kadr przystępuje do wyboru rodzaju i wygenerowania umowy, która jest już uzupełniona o dane z formularza procesu. Po podpisaniu umowy przez pracownika, kolejnym etapem jest wysłanie powiadomienia do działów organizacyjnych firmy (IT, administracja) o konieczności przygotowania miejsca pracy dla nowego pracownika.
Korzyści:
– eliminacja ryzyka związanego z nadużyciami w zakresie zatrudnienia pracowników w organizacji
– standaryzacja procesu zatrudnienia i onboardingu
– automatyczne powiadamianie odpowiednich działów o zatrudnieniu w celu przygotowania organizacji na rozpoczęcie pracy przez nowego pracownika
– nadawanie odpowiednich uprawnień nowym pracownikom w organizacji
– automatyczny zapis w systemie kadrowo – płacowym danych związanych z nowym zatrudnieniem
– osoba odpowiedzialna za zarządzanie procesem może analizować dane o przebiegu procesu (np. średni czas trwania danego procesu, informacje o osobach powodujących opóźnienie, statystyki spraw zakończonych i w trakcie).
Zmiana warunków zatrudnienia
Proces umożliwia sprawną obsługę wniosków zmieniających warunki umowy o pracę z zatrudnionym pracownikiem.
W celu dokonania zmian dotychczasowych warunków świadczenia pracy, z systemu kadrowo-płacowego pobierane są dane z kartoteki pracownika, kierownik wypełnia pola, które ulegają zmianie – np. kwota wynagrodzenia, kategoria zaszeregowania, dział itp. a następnie wniosek trafia do przełożonego i/lub działu kadr do zatwierdzenia.
Korzyści:
– zapewnienie zgodności procesów zmian warunków zatrudnienia z wewnętrznymi regulacjami
– automatyczne powiadamianie odpowiednich komórek w organizacji o zmianach związanych ze zmianami warunków zatrudnienia przez pracowników
– standaryzacja procesów zmiany warunków zatrudnienia
– eliminacja ryzyka związanego z nadużyciami w zakresie zmian warunków zatrudnienia pracowników w organizacji
– automatyczny zapis w systemie kadrowo – płacowym danych związanych ze zmienionymi warunkami zatrudnienia.
Wniosek o nieobecność
Proces umożliwia elektroniczne składanie wniosków o urlop wypoczynkowy (w tym na żądanie), macierzyński, okolicznościowy, zwolnienia oraz inne absencje pracownicze. Po wprowadzeniu wniosku dokument zostaje zatwierdzony i przesłany do akceptacji przełożonego oraz działu kadr. Dla każdego z wniosków urlopowych istnieje możliwość sprawdzenia takich informacji jak: stan limitów urlopowych, ścieżka akceptacji wniosku, historia akceptacji, załączniki.
Proces ten ma także na celu zapewnienie pracownikom i kadrze kierowniczej bieżącego dostępu do danych urlopowych, usprawnia proces administrowania wnioskami oraz przydzielania zastępstw pracowników.
Korzyści
Bieżąca informacja o stanie urlopów pracowników (z podziałem na bieżący i zaległy)
Eliminacja papierowej wersji obiegu wniosków i ryzyka związanego z zagubionymi wnioskami urlopowym
– akceptacja dostosowana do indywidualnej struktury firmy
– standaryzacja procesu obsługi nieobecności w organizacji
– automatyczny zapis w systemie kadrowo – płacowym o nieobecności pracownika.
Zatrudnienie obcokrajowców
Wdrożenie obsługi procesu rekrutacji obcokrajowców przy użyciu modułu enova365 Workflow stanowi nowoczesne i efektywne rozwiązanie, które umożliwia pełną kontrolę nad kluczowymi etapami zatrudniania pracowników tymczasowych spoza kraju. Dzięki temu narzędziu użytkownicy zyskują szereg korzyści, takich jak:
– rejestrację zapotrzebowania na pracowników tymczasowych
– przypisanie procesu rekrutacji do wybranej grupy rekruterów
– możliwość rejestracji kandydatów z wykorzystaniem bazy dotychczasowych pracowników tymczasowych
– przekazanie zarejestrowanych kandydatów do rejestracji na portalu rządowym w celu uzyskania zgody na zatrudnienie
– kontrolę kompletności złożonych dokumentów wymaganych w procesie rekrutacji oraz rejestrację pozyskiwanych zgód
– rejestrację odbioru dokumentów z urzędów
– automatyczne generowanie umów dla kandydatów, którzy przeszli przez proces rekrutacyjny
– grupowe tworzenie kartotek pracowników i historii zatrudnienia bezpośrednio z procesu workflow.
Obiegówka przy zwolnieniu
Obiegówka pozwala na zarządzanie i kontrolowanie procesu rozliczenia się pracownika z organizacją w związku z rozwiązaniem umowy o pracę.
Proces kieruje zadania do poszczególnych działów lub osób w firmie.
Korzyści:
– kontrola i monitoring procesu rozliczania się pracownika z organizacją
– automatyczne generowanie zadań z obiegówki
– informacja o przypisanym mieniu do pracownika
– kierowanie zadań po osób odpowiedzialnych za poszczególne czynności związane z obiegówką
– standaryzacja procesu obiegówki.
Efektywne kadry w zasięgu ręki: potęga procesów workflow
Inteligentne obiegi nie tylko skracają czas związany z zatrudnianiem czy zwalnianiem pracownika, ale także rewolucjonizują przepływ informacji wewnątrz firmy. Od chwili pierwszego dnia pracy po ewentualne zmiany warunków zatrudnienia czy okresy nieobecności – procesy Workflow gwarantują, że wszystkie działania są precyzyjnie koordynowane i odpowiednie działy są informowane w czasie rzeczywistym. To nie tylko efektywne zarządzanie personelem, ale także kluczowy element budowania sprawnego, nowoczesnego środowiska pracy.