Alt One EOD Obieg Dokumentu Kosztowego
Eliminacja papierowej biurokracji: skrócenie procesu
Z rozwiązaniem Alt One pozbywasz się kłopotliwej papierowej dokumentacji. Skracamy czas obiegu dokumentów, umożliwiając szybsze przekazywanie informacji między działami firmy. Dzięki możliwości przetwarzania dokumentów z poziomu przeglądarki, faktury są błyskawicznie akceptowane, a proces rejestracji staje się łatwiejszy dzięki integracji z KSeF i pocztą e-mail.
Pełna kontrola i śledzenie historii akceptacji
Z Alt One ODK masz kontrolę nad miejscem przetwarzania dokumentów oraz możesz śledzić pełną historię ich akceptacji. To oznacza, że proces jest transparentny, a Ty wiesz, gdzie dany dokument obecnie się znajduje i jaki jest jego status
Procesowanie wszystkich dokumentów kosztowych
Nasze rozwiązanie obsługuje każdy rodzaj dokumentu kosztowego – faktury, korekty, noty księgowe, polisy, rachunki etc. Dzięki temu nie ma limitów – ułatwiamy cały proces kosztowy bez zbędnego skomplikowania.
Integracja z istniejącymi rozwiązaniami księgowymi
Wykorzystując dokument ewidencji w procesie Workflow, zapewniamy dostęp do rozwiązań księgowych, a także dostęp do dodatkowych zakładek takich jak płatności, VAT czy opis analityczny.
Korzyści dla Twojej firmy
• Automatyczne powiadomienia mailowe z informacją o dokumentach wymagających akceptacji, obejmujące listę dokumentów oczekujących na reakcję, te opóźnione, zwrócone lub odrzucone po zaakceptowaniu.
• Precyzyjne kierowanie akceptacją zgodnie z określonymi uprawnieniami, co gwarantuje efektywność i zgodność z procedurami.
• Szybsza rejestracja dokumentów w systemie, umożliwiająca płynniejszy przepływ informacji wewnątrz firmy.
• Ścisła kontrola przebiegu procesu, minimalizująca błędy oraz zapewniająca transparentność działań.
• Redukcja błędów podczas uzupełniania dokumentów, co zwiększa dokładność i spójność danych.
• Eliminacja dublowania pracy w strukturze organizacyjnej, co przekłada się na efektywniejsze działanie firmy.
• Automatyczny zapis księgowy dokumentów kosztowych w systemie ERP, co znacznie redukuje obciążenie działów księgowych.
• Zmniejszenie ryzyka zagubienia dokumentów, poprzez precyzyjny i zautomatyzowany proces obiegu.
• Prosta i szybka konfiguracja procesów, zapewniająca elastyczność i szybkie wdrożenie rozwiązania.
• Możliwość elastycznej modyfikacji procesów w dowolnym momencie, gwarantująca adaptację do zmieniających się potrzeb i warunków firmy.
Przebieg procesu
Proces obejmuje ścieżkę od osoby wprowadzającej dokumenty do obiegu poprzez rozpisanie go np. na miejsca powstawania kosztów (MPK), skierowanie do akceptacji aż po zaksięgowanie dokumentów i realizację płatności.
Kluczowe Funkcje:
- Elastyczna konfiguracja procesów obejmująca 2-7 etapów, dostosowująca rozwiązanie do specyfiki działania firmy.
- Integracja procesu z KSeF i pocztą e-mail, umożliwiająca płynne i zautomatyzowane działanie.
- Definiowanie indywidualnych limitów akceptacji, które, gdy przekroczone, wymagają dodatkowej akceptacji przez odpowiedniego użytkownika lub Zarząd.
- Przypisywanie zadań procesów indywidualnie lub do grup operatorów, zapewniające efektywną organizację działań.
- Wskazywanie pominięć kroków w przypadku szczególnych faktur, takich jak faktury cykliczne czy B2B.
- Powiadomienia w formie alertów, obejmujące informacje o dokumentach do akceptacji i zbiorcze dane o zaległych zadaniach.
- Generowanie raportów prezentujących statystyki, takie jak czas akceptacji czy dokumenty opóźnione w płatnościach.
- Możliwość dodawania komentarzy oraz załączników przez wszystkie osoby uczestniczące w procesie.
- Weryfikacja wielu czynników, np. konieczność uzupełnienia płatności, elementu VAT, opisu analitycznego czy wymóg dodania załącznika.
- Rozbudowa systemu o matryce akceptacji, zapewniające elastyczność procesu, np. matryca akceptacji dla procesu, opisu analitycznego czy określonego etapu.
Dzięki zastosowaniu elektronicznego obiegu dokumentów faktura w ciągu jednego dnia może zostać zaakceptowana i zaksięgowana przez osoby znajdujące się w różnych działach i różnych lokalizacjach.
Skontaktuj się z nami już dziś i zainicjuj zmiany, które przekształcą Twój sposób zarządzania finansami!